Studi Kasus 4 | Rekayasa Kebutuhan (B)

 Hello!

Pada kesempatan ini, saya ditemani oleh Bayu Adjie Sidharta (05111940000172) untuk membahas tentang "Requirement Elicitation". Tugas ini dikerjakan berdasarkan dokumen SKPL berjudul "SI Evaluasi Kegiatan Sekretariat ITS" yang dapat dilihat di bawah ini.

Penyelenggara Aplikasi

Aplikasi ini diselenggarakan oleh ITS. ITS atau Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya adalah sebuah perguruan tinggi negeri di surabaya. ITS yang didirikan pada 10 Nopember 1957 adalah salah satu perguruan tinggi terbaik di Indonesia.

Deskripsi Aplikasi

Kegiatan yang dilaksanakan dalam naungan ITS beragam-ragam, dari kegiatan umum, mahasiswa, tenaga pendidik, dan serta staff ITS. Sebagai perguruan tinggi yang baik, ITS selalu ingin berkembang dan meningkatkan kualitas kegiatannya melalui pengadaan survei untuk mengetahui masukan atau evaluasi dari peserta. Harapannya, melalui survei tersebut, dapat diidentifikasi apakah tujuan kegiatan telah tercapai dan bagaimana cara meningkatkannya.

Agar survei tersebut dilaksanakan dengan baik perlu ada sistem yang dapat memfasilitasi hal tersebut, terlebih mengingat adanya transisi ke gaya hidup daring akibat pandemi Covid-19 sehingga kegiatan ITS diadakan dalam bentuk daring pula. Sistem Informasi Evaluasi Kegiatan Sekretariat ITS (SIETS) merupakan sistem yang diwacanakan untuk mencakupi kebutuhan ITS akan penampungan masukan dari berbagai kegiatan ITS yang bersifat daring tersebut.

Elisitasi

Proses ini digunakan untuk menentukan kebutuhan suatu sistem dengan cara berkomunikasi dengan pengguna tentang perkembangan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Elisitasi merupakan faktor kunci dalam keberhasilan perangkat lunak. Ada beberapa hal yang dapat dianalisis sebagai tahap penjajakan dalam membangun teknologi perangkat lunak ini seperti stakeholder (pihak terkait), tujuan dan kebutuhan perangkat lunak. Beberapa di antaranya dapat dijelaskan sebagai berikut:

• Daftar pertanyaan

• Bagaimana pengelolaan kegiatan di ITS saat ini?
• Bagaimana sebelum pandemi jajak pendapat untuk mengevaluasi kegiatan di ITS dilaksanakan?
• Bagaimana saat ini ITS beradaptasi di masa daring dalam mengevaluasi kegiatannya?
• Apakah terdapat kesulitan dalam proses evaluasi kegiatan saat ini? Jika ada, seperti apa contohnya?
• Bagaimana sistem informasi ini dapat membantu?
• Apa saja kebutuhan lainnya yang ingin dicakupi melalui hadirnya sistem informasi yang baru?

• Rekap jawaban

• Pengelolaan kegiatan di ITS saat ini dilakukan berdasarkan kebutuhan masing-masing fakultas dan departemen. Namun, sebagian besar masih bergantung pada pembukuan manual menggunakan kertas oleh pegawai.
• Sebelumnya, pelaksana kegiatan menyebarkan formulir kertas kepada peserta yang hadir di kegiatan tersebut. Lalu, pegawai akan merekap masukan dan evaluasi dari peserta yang akan dilaporkan ke atasan sebagai bahan pertimbangan.
• Kami beradaptasi dengan mencoba menggunakan berbagai layanan survei daring. Seperti Google Forms dan SurveyMonkey.
• Meski sudah banyak diterapkan jajak pendapat dengan metode daring seperti yang sudah saya sebutkan tadi, proses pengumpulan data dan pembuatan laporan masih cukup sulit. Terlebih tidak ada koordinasi antara pelaksana kegiatan bagaimana survei diadakan dan apa saja yang perlu dilaporkan. Sehingga proses evaluasi masih cukup lambat.
• Saya rasa sistem informasi ini memudahkan pengelolaan dan pelaporan kegiatan yang ada di ITS. Penyelarasan melalui sistem ini membuat rekap survei lebih mudah sehingga masukan dan evaluasi dari peserta kegiatan dapat cepat diproses. Harapannya, kualitas kegiatan yang dilaksanakan oleh civitas akademika ITS dapat meningkat karena sistem evaluasi yang handal.
• Sistem informasi harus dapat diakses dengan mudah, seperti peserta kegiatan dapat mengisi survei kapan saja dan dimana saja. Lalu, sistem harus aman, cepat, dan menarik untuk digunakan sehingga peserta juga mau mengisi surveinya’.

• Stakeholder

• Sekretariat Institut Teknologi Sepuluh Nopember,
• Entitas yang memerlukan sistem informasi pengelolaan masukan dan survei.
• Pegawai,
• Menggunakan sistem informasi untuk mengelola kegiatan dan pelaksanaan survei.
• Pengguna,
• Menggunakan sistem informasi untuk memasukkan saran dan evaluasi terhadap kegiatan.
• Pengembang aplikasi,
• Mengembangkan sistem informasi sesuai kebutuhan dan spesifikasi yang telah disepakati.

• Tujuan

• Menyediakan sistem untuk membuat dan mengisi survei dari kegiatan yang diselenggarakan ITS,
• Membuat sistem yang handal dan dapat dipakai kapan saja,
• Menganalisis survei yang didapatkan dengan cepat, dan
• Memudahkan pencatatan masukan dan evaluasi dari kegiatan yang dilakukan.

• Kebutuhan

• Fungsional
• Pegawai dapat mengelola kegiatan baru dan kegiatan yang telah dibuat,
• Pegawai dapat membuat pertanyaan untuk survei terhadap kegiatan yang dibuat,
• Pegawai dapat membuka dan menutup survei terhadap kegiatan tertentu,
• Pegawai dapat melihat laporan tentang survei yang telah diadakan,
• Pegawai dapat mengunduh hasil survei,
• Pengguna dapat melihat survei evaluasi tentang kegiatan, dan
• Pengguna dapat mengisi survei.
• Non-Fungsional
• Sistem dapat diakses kapan saja dan dimana saja,
• Sistem memiliki desain yang menarik dan mudah digunakan,
• Sistem tidak memerlukan memori yang banyak untuk dijalankan,
• Sistem dapat selesai mengeksekusi permintaan paling lama 8 detik, dan
• Sistem harus aman dan tidak menyebabkan kerusakan maupun bahaya.

• Rincian tim pengembang

• Project Manager
• Product Owner
• UI/UX Designer
• Front-end Developer
• Back-end Developer
• Business Analyst
• Database Admin
• Test Automation Engineer
• Site Reliability Engineer

Rekaman wawancara